'Vergaderen is onmenselijk en onproductief'

Waar mensen vroeger aan de lopende band stonden, zitten we nu vaak achter een bureau naar een scherm te kijken. Toch werken we nog altijd op een ouderwetse manier, zegt Vollebregt, die mensen beter helpt samenwerken. Hij schreef er het boek Zo werkt de mens over.

"Ik denk dat zo’n 10 procent van de medewerkers in West-Europa zich bij hun werk betrokken voelt", stelt Vollebregt. "En 1,6 miljoen mensen in Nederland hebben burn-outklachten. We hebben niet alleen een probleem met vergaderingen, ook op grote schaal. Ik denk dat dat komt doordat onze manier van werken altijd hetzelfde is gebleven."

Onze manier van werken is zo'n 150 jaar oud, zegt Vollebregt. "Toen was het de eerste keer dat grote groepen mensen met elkaar samenwerkten. Door de mens uit het werk te halen, werd het bureaucratisch. Van lopendebandwerk zijn we gaan kenniswerken, maar de manier van werken is niet veranderd. Daarom lopen we denk ik tegen veel problemen aan."

'Weet jij waar het nou over ging?'

Vergaderingen zijn daar een goed voorbeeld van, vindt Vollebregt. Die noemt hij 'behoorlijk onmenselijk en schandalig onproductief'. "We werken vijftig procent meer samen dan twintig jaar geleden. Medewerkers zijn tachtig procent van hun tijd kwijt aan het beantwoorden van vragen van collega's of aan het vergaderen."

"Veel mensen die ik spreek, zitten dan in een vergadering en weten eigenlijk niet wat ze daar doen of voelen zich niet veilig genoeg om iets te vertellen", zegt Vollebregt. "Dan lopen ze na afloop de vergadering uit, zien collega’s bij het koffiezetapparaat en denken: 'weet jij waar het over ging of wat er nou besloten is?' 'Ik weet het ook niet'."

Maar als vergaderen niet productief is, waarom doen we het dan? Omdat we het geleerd hebben, stelt Vollebregt. "Die manier van werken is 150 jaar geleden uitgevonden en heeft ons enorm veel efficiëntie en effectiviteit gegeven. Maar ik denk dat we het ook zijn gaan zien als de enige manier om dat te creëren."

Meer autonomie

Naast vergaderingen op de schop gooien, helpt het ook om mensen meer autonomie te geven, zegt de organisatieadviseur. “Veel organisaties zeggen wel dat ze dit doen, maar dat gebeurt nog niet voldoende."

We hebben niet door dat je ook op een mensgerichte manier kan werken en tegelijk goede resultaten kan behalen, zegt hij: "Terwijl cijfers laten zien dat er 13 procent meer omzet gedraaid wordt als je mensen meer autonomie en vertrouwen geeft."