Reiskosten of thuiswerkvergoeding: hoe gaat dat er na de coronacrisis uitzien?

Op dit moment kan een werkgever vaste reiskostenvergoeding belastingvrij doorbetalen als de werknemer vanwege corona thuis werkt. "Afhankelijk van wat het kabinet besluit, loopt het onbelast vergoeden van de vaste reiskostenvergoeding af op 1 oktober 2021", legt Joke van der Velpen, van Visma | Raet. "Dat is ook afhankelijk van hoe lang het advies om thuis te werken nog aan blijft."

Toch zijn veel werkgevers ondertussen gestopt met het uitbetalen van vaste reiskostenvergoeding. In plaats daarvan keren sommige werkgever een thuiswerkvergoeding uit.

Administratieve uitdaging

Het aanpassen van de reiskostenvergoeding en het standaard inbrengen van thuiswerkvergoeding is volgens Van der Velpen een grote administratieve uitdaging. "Je hebt als bedrijf snel te maken met verschillende groepen binnen de organisatie. Sommige werknemers kunnen niet thuiswerken, anderen werken gedeeltelijk thuis en dan hangt het er ook nog vanaf of je voor of na 13 maart 2020 in dienst bent gekomen."

Want sinds 13 maart 2020 mogen werkgevers de vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven doorbetalen, zonder dat dit tot loonheffingen leidt. Voorwaarde hiervoor is wel dat de vaste reiskostenvergoeding al voor 13 maart 2020 door de werkgever is toegekend. "Werknemers die na die datum in dienst zijn gekomen, zullen reiskosten op declaratiebasis ontvangen", legt Van der Velpen.

Hybride werken

Er zijn bedrijven die ook na de coronacrisis hybride willen blijven werken, dus gedeeltelijk naar kantoor en gedeeltelijk thuis. Wat op dat moment volgens Van der Velpen van groot belang is, is dat duidelijk is hoeveel dagen je naar kantoor gaat en hoeveel dagen je thuis werkt.

"Het mooiste systeem zou zijn dat je de dagen die je thuis werkt aangeeft en daar een thuiswerkvergoeding van twee euro voor krijgt. En zodra je naar kantoor gaat, een reiskostenvergoeding krijgt die je per dag kunt declareren."

Advies voor werkgevers

Van der Velpen geeft werkgevers als advies: "Spreek goed af met je medewerker dat wanneer je reiskosten krijgt voor een dag dat je naar kantoor komt, de thuiswerkvergoeding vervalt en andersom. Leg dat administratief goed vast voor als er controle komt en maak het voor de werknemer makkelijk om te declareren."