Kim Spinder nam een radicaal besluit: ze stopte met mailen

Spinder, die ambtenaar was en later ondernemer, was heel veel tijd kwijt aan haar mailbox: "In het beste geval drie uur per dag, maar soms ook gewoon de hele dag", vertelt ze in Geld of je leven. "Aan het eind van de dag dacht ik dan: ik heb eigenlijk helemaal niet gedaan wat ik me had voorgenomen."

Haar inbox ontplofte de hele dag, bijvoorbeeld omdat ze vaak in de cc stond. "Ik had heel veel overleggen. Daar werden notulen van gemaakt, die werden rondgestuurd. Daar werden wijzigingen op aangebracht en daar werd weer overlegd. Het was een soort intern circus waar ik niet aan kon ontsnappen. Ik deed ’s avonds mijn echte werk…"

Nadat Spinder met e-mail stopte, besloot ze anderen ook te helpen dit te doen. Ze merkt dat veel mensen 'het spoor bijster raken': "Je hebt tegenwoordig niet alleen e-mail, maar ook WhatsApp, Teams, enzovoort. Het gesprek hierover aangaan is echt heel zinvol", vindt ze.

Onderzoek: mailen overweldigend

Spinder is niet de enige met het probleem. Universtair docent Henrico van Roekel deed onderzoek naar mailgebruik in de zorg. "Mensen zijn gemiddeld een uur kwijt aan email, en dat zijn ook mensen die voor hun werk bijna niet achter de computer zitten. Een kwart van de zorgmedewerkers noemde het overweldigend om met e-mail om te gaan en twee op de vijf mensen zeggen dat e-mail hun 'eigenlijke werk' verstoort", vertelt hij.

Helemaal stoppen met e-mail vinden mensen wel weer heftig, denkt Van Roekel. "We moeten beseffen dat we het fenomeen e-mail verkeerd zijn gaan gebruiken. Het was handig omdat je zelf kon bepalen waar en wanneer je werkt. Maar nu gebruiken heel veel mensen het real time: ze zijn elke keer hun mail aan het checken en bijna aan het chatten. Veel mensen hebben hun mail open op het tweede scherm."

Zelf raadt hij aan om alleen een e-mail te versturen als je een week op het antwoord kunt wachten. Als het sneller moet, kun je iets anders gebruiken, zoals Teams of Whatsapp. "En als je niet kunt wachten, moet je bellen. Dan is e-mail niet je medium."

Spinder mailt overigens inmiddels weer. "Toen ik stopte, dacht ik dat email zou verdwijnen. Dat is niet gebeurd", zegt ze nuchter.