Erfgoedinspectie: archief op ministerie van VWS is een rommeltje

VWS heeft 23 jaar na de invoering van de Archiefwet het beheer van overheidsinformatie nog steeds niet op orde, schrijft de inspectie. "Daarmee is de betrouwbaarheid van informatie in het geding. (…) Zo lang dit voortduurt blijft het risico bestaan dat informatie niet vindbaar en duurzaam toegankelijk is en dat onduidelijk is of informatie authentiek is en of het dossier volledig is."

De Erfgoedinspectie roept staatssecretaris Blokhuis van VWS op om deze situatie 'onder controle' te brengen. Blokhuis heeft aangegeven deze aanbeveling op te volgen.

Aanleiding voor het inspectieonderzoek is de gebrekkige dossiervorming van het zogeheten Directeuren Overleg Alcohol (DOA), waarin mogelijk cruciale notulen ontbreken. In het DOA vergaderden vertegenwoordigers van de alcoholindustrie en de supermarktbranche met ambtenaren van VWS en Economische Zaken over het alcoholbeleid van de overheid. Van de notulen van de vergadering van 7 maart 2008 is pagina 2 al jaren zoek, terwijl die pagina wellicht informatie bevat over mogelijke kartelvorming van de grote supermarkten tegen het leeftijdscontrolesysteem Ageviewers.

NPO Radio 1-programma Argos maakte hierover verscheidene uitzendingen.

De Erfgoedinspectie constateert dat ambtenaren van VWS de eigen archiefregels niet hebben nageleefd. In het officiële dossier over het DOA blijken allerlei stukken te ontbreken. Ook het verslag van 7 maart 2008 trof de Erfgoedinspectie daarin niet aan. "Er was bij de betrokken medewerkers op de werkvloer geen duidelijk beeld van de regels voor archivering en de stukken die in het officiële archief bewaard moesten worden. (…) De dossiervorming buiten het officiële archief was vollediger."

Zo werden ontbrekende notulen van het DOA teruggevonden in een ander archief, als bijlage bij verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Door deze slechte naleving van de regels 'is het archief onbetrouwbaar en kan nu niet worden bepaald wat het originele verslag was: met of zonder tweede pagina'. Als VWS hier niets aan doet, zal straks 'informatie ontbreken over de inhoud van het DOA'.

Volgens de inspectie gaat het hier niet uitsluitend om een probleem uit het verleden, noch om een euvel dat alleen het ministerie van VWS treft. "Ook anno 2018 bestaat het probleem dat overheidsinformatie buiten de bestaande (digitale) kaders wordt beheerd. (…) Als er over een aantal jaar gezocht moet worden in het archief van 2018 bestaat het risico dat ook dat archief niet volledig zal zijn. Mogelijk zullen er met kunst- en vliegwerk nog kopieën gevonden worden, maar dat is een ongewenste situatie omdat dan geen betrouwbare verantwoording kan worden afgelegd. (…) Dit is overigens bij grofweg alle ministeries het geval."

Staatssecretaris Blokhuis belooft aan de Erfgoedinspectie het officiële archief zoveel mogelijk op orde te brengen 'met gebruikmaking van de papieren- en digitale archieven en beschikbare dossiers (…) voor zover op het ministerie aanwezig'.

Daarmee is de kans vrijwel nihil dat de eventuele tweede pagina of andere stukken met betrekking tot de notulen van 7 maart 2008 worden teruggevonden. Eerder al bleek dat op het ministerie alleen een incomplete versie van de notulen aanwezig is, en dat ambtenaren van VWS mails over de vergadering uit 2008 hebben verwijderd. Mocht er nog een tweede pagina bestaan, dan ligt die vermoedelijk bij DOA-leden uit de alcoholindustrie of de supermarktbranche.

Over de verwijderde ambtelijke mails zei Blokhuis kort geleden tegen de Kamer dat die niet hoefden te worden gearchiveerd. Die opvatting lijkt in strijd met de regels. "VWS (…) had de beschikking over alle benodigde kaders voor archivering", schrijft de inspectie. "Het was vastgesteld dat informatie, ook e-mail, in het archief moest worden opgenomen."